Как эффективно «оптимизировать» документооборот

Наталья Левицкая, бухгалтер-эксперт

К системе документооборота предприятия входят разнообразные документы — письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые отчеты и т.д.


И от того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

 

Правила документооборота — один из важных элементов учетной политики. Предприятие обязано сформировать их и утвердить. По нашему мнению, график документооборота делать частью приказа об учетной политике не целесообразно. Лучше записать в нем: «Документирование хозяйственных операций осуществляется согласно графику документооборота, руководитель организации утверждает отдельным приказом». Тогда вы сможете править график так часто, как это потребуется, в отличие от учетной по-литики. Ведь что-либо менять в ней можно только с начала года.

Чтобы проверка не повлияла на документооборот Чтобы предоставления проверяющим документов не повлияло на нормальный документооборот, документы следует предоставлять в определенной последовательности и только те, которые указаны в удостоверении на проверку в соответствии с распоряжением ГНАУ «Об удостоверении на проверку» от 20.05.97 г. № 89-р.

К таким относятся денежные документы, бухгалтерские книги, отчеты, сметы, декларации и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджеты, взносов в государственные и целевые фонды.

Может контролироваться наличие свидетельств о государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности, специальных разрешений (лицензий, патентов) на ее осуществление, а также порядок проведения расчетов с потребителями. Инспектор имеет право требовать только эти документы. А если ему необходимы еще и другие (письма, факсы и т.д.), это должно быть документально зафиксировано в новом распоряжении. Устные требования в такой ситуации недействительны.

Если налоговый инспектор хочет ознакомиться с документами, содержащими коммерческую тайну или конфиденциальную информацию в соответствии с внутренним положением предприятия, ему следует сообщить, что это документы особого вида секретности.

Документооборот у физических лиц — СПД Поскольку ГНА, Пенсионный фонд и другие контролирующие органы при проверках финансово-хозяйственной деятельности физических лиц — СПД ставят такие же требования к их документации, как и к документам юридических лиц, по нашему мнению, физлица при определении сроков хранения своих документов должны руководствоваться Перечнем типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий (утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 и зарегистрированным в Минюсте 17.09.98 г. под № 576/3016).

Норма ответственности за умышленное уничтожение, повреждение или похищение официальных или частных документов предусмотрена ст. 357 Уголовного кодекса: похищение, присвоение, вымогательство официальных документов, штампов или печатей или завладение ими путем мошенничества или злоупотребления служебным положением, их умышленное уничтожение, повреж-ния или сокрытия, а также осуществление таких же действий относительно частных документов на предприятиях, в учреждениях или организациях независимо от формы собственности, совершенное из корыстных побуждений или в иных личных интересах, — наказываются штрафом до 50 н. м. д. г. (850 грн) или ограничением свободы на срок до трех лет.

Регламентация документооборота Грамотно построенная система документооборота не только упрощает работу финансово-экономической службы, но и позволяет значительно повысить эффективность финансового управления компанией.

Документооборот есть в любой компании — от небольшого магазина до крупного холдинга. Но далеко не все уделяют внимание его регламентации, хотя с развитием бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, однако это позволит им сэкономить время при выполнении своих обязанностей — а значит, работать эффективнее.

Любая компания за роста количества сотрудников и контрагентов сталкивается с потоками неструктурированной информации. Без регламента документооборота на любом предприятии будут запутаны маршруты следования и потери документов, нечеткая номенклатура дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязь между ними и получить оперативный доступ к истории сделок.

Кроме того регламент документо-оборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. Персонал приходится учить и работы на компьютере, и правильного оформления документов. Если работник обладает этим навыком, умеет обращать внимание на детали, он становится дисциплинированным. Для компании это означает, что первичные документы вовремя попадают в офис компании, следовательно, можно контролировать и платежи, и работу.

С чего начать разработку регламента 1 При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, — это закрепить за различными подразделениями перечни документов, с которыми они должны работать. Таким образом, технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы — через рекламный отдел. Достичь этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Когда компания решает внедрить CRM-систему, представители фирмы-впровадник, как правило, требуют составить регламент документооборота. Это необходимое условие автоматизации процессов.

Поэтому целесообразно создать рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходят документы. Совместными усилиями группа создает формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних потерь времени на оформление и согласование.

2 Количество и назначение регламентов определяются, прежде всего, составом операций, выполняемых в компании, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.

Регламенты, как правило, разрабатывают различные отделы: общий отдел — регламент из всех входящих и исходящих документов; договорный — регламент договорной работы; финансовая служба — блок регламентов финансовых процедур.

Регламенты определяют общие принципы действий. Из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Для этого есть инструкции — подробные документы, в которых описано, что нужно делать, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Для работы с входящими письмами не нужен регламент, достаточно инструкции.

Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе. Впоследствии всем сотрудникам разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в т.ч. пункты, которые можно толковать по-разному. По результатам таких тренингов вносятся корректировки и в регламенты, и в инструкции.

3 Один из самых трудоемких — регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплен порядок и сроки представления документов от магазинов в офис.

Специфический инвестиционный регламент определяет процедуру горизонтального согласования этапов работ между различными службами во время строительства новых магазинов. Иными словами, согласование работ проводится и со службами, занятыми в строительстве, и с теми, кто будет работать в них.

В регламенте договорной работы указывается, кто инициатор контракта, работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем надо согласовать. В планово-бюджетных регламентах описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа их выполнения и т.п.

В компании целесообразно разделить регламенты внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описывается методология проведения работ и взаимодействия с заказчиком.

Как контролировать документооборот Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов. Приведем несколько примеров контроля документооборота в компа-нии А.

Все письма регистрируются, а затем передаются заместителю генерального директора. Он распределяет документы для исполнителей и ставит отметку «К», если нужен особый контроль. Это означает, что к указанной на документе даты работник должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте: какие действия выполнены, какие результаты и какие проблемы возникли. Только после этого отчета будут приниматься дальнейшие решения.

Компания А имеет особый бланк идентификации документов. Перед тем, как передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (табл. 1). Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом. Например, инженер, который выезжал для налаживания оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.

Одним из инструментов контроля документооборота является их оценка в соответствии с заранее определенными критериями, по крайней мере при регистрации, постановке на контроль и снятии с него, передаче в архив. Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, занятых их обработкой, временем обработки. Точность измерений повышается благодаря передаче документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров — формы, которая давно применяется в делопроизводстве.

Реестр можно составлять как в электронном, так и в бумажном виде, в форме таблицы, содержащей информацию о том, от кого, кому, для каких целей и в какие сроки передан документ. При необходимости можно включать в него и дополнительные сведения, например, фактический срок обработки документа. При этом в регламенте закрепляется время обработки, что позволяет спрогнозировать время его поступления на следующий этап маршрута.

Использование реестров позволяет накопить статистику обработки документов, а по результатам измерений можно определить, когда возникают проблемы и с чем они связаны. Это может быть кадровый вопрос (сотрудник не справляется, увеличился объем работы), инфраструктурное (не хватает копировальной техники) и т.д.

Безусловно, контролем и анализом документооборота должна заниматься специальная служба или отдел.

Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут потерять свою актуальность. Нужно вовремя их корректировать, если что-то изменилось в процессах.

Контроль может быть разным. Например, если в срок не сдан бюджеты подразделений, можно провести с ответственным сотрудником разговор. Если же пропущены все сроки и руководитель должен брать ответственность на себя, нельзя исключать наложения на сотрудника штрафа. Когда речь идет о вовремя не согласован договор, его можно вернуть на доработку, предварительно выяснив причины срыва сроков, или применить меры административного воздействия — наложение штрафа, депремирования.

Специальный отдел контроля документооборота, на наш взгляд, целесообразно создавать лишь в крупных компаниях.

Важный обратную связь с сотрудниками компании. К сожалению, далеко не всегда из документов можно составить представление о реальном положении дел. Поэтому еженедельно целесообразно собирать руководителей отделов, обсуждать процесс выполнения проектов.

Часто сотрудники выражают то, что хотя и не отражены в документах, но является основанием для корректировок планов и бюджета компании.

Контролируя документооборот, мы контролируем бизнес-процесс, отслеживаем его основные составляющие. Поэтому контролировать документооборот в определенном процессе должен человек, который владеет им, — функциональный руко-ник. Хорошо, если удастся привлечь сотрудников компании к контролю документооборота. Например, сотруд-битник, участвуя в процессе, видит, что передача документа организованное неоптимально. Тогда он должен проинформировать об этом руко-ника — в т.ч. и потому, что возможны срывы осложняют его же собственную деятельность. Если срывы носят пос-ся характер, следует внести изменения в процедуры документооборота.

Как избежать бюрократизации Чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. Как ее избежать?

От лишнего документооборота и согласований спасает делегирование полномочий центрам ответственности. Если в конечном итоге за выдачу пачки скрепок отвечает кладовщик, то виза генерального директора не требуется. Руководитель подразделения может на-делить подчиненных определенными полномочиями и не брать на себя решение всех вопросов.

Иногда работа нескольких отделов пересекается, и регламент, созданный одним отделом, противоречит регламенту другое. Выход из этой ситуации только один — переговоры. Если же регламент создается несколькими отделами одновременно, то проводится первичное согласование путем его передачи всем отделам. Каждый отдел готовит свои замечания, которые обсуждаются совместно.

Можно также порекомендовать периодически, например, раз в месяц, просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без одного из них можно обойтись, в следующий раз такой документ изымается из «цепочки» документооборота.

Когда регламент разрабатывают сотрудники, которые инициируют создание документов, лишние «звенья» из цепочки прохождения документов исключаются. Но ни один регламент не может быть абсолютно отработанным. Поэтому в нем следует предусмотреть и возможность отклонения от процесса, то есть учесть результаты его нарушения. Ни случаи принятия волевых решений, ни процедуры административного воздействия не должны оставаться за рамками регламента. В нем следует прямо указывать, как нужно действовать в случае отклонений или нарушений.