Автоматизация бюджетирования на предприятии

Олег Кузьмин, профессор, доктор экономических наук, директор Учебно-научного института экономики и менеджмента Национального университета «Львовская политехника»,

Ольга Мельник, кандидат экономических наук, доцент кафедры менеджмента и международного

При внедрении и применении на предприятиях бюджетирования обычно возникает вопрос, когда проводить его автоматизацию.


Оптимальным вариантом является системная автоматизация бюджетирования уже после отработки методики, методологии бюджетирования, выбора форм основных, вспомогательных и специальных бюджетов, смет, разработка модели консолидирования бюджетных показателей, отработка каналов оперативной передачи финансовой информации и осуществления нескольких циклов разработки, анализа и корректировки бюджетов.

 

Время полно-ценное бюджетирования невозможно без автоматизации этой управленческой технологии, потому что осуществить оперативный сбор, обработку и консолидацию фактических данных без автоматизации практически невозможно.

Типовой проект автоматизации бюджетирования на предприятии охватывает следующие этапы 2:

1 Анализ требований по автоматизации бюджетирования и изучения предложений на рынке.

2 Проектирование бюджетной системы и создание необходимой технической «архитектуры».

3 Выбор, установка, настройка и тестирование программной продукции.

4 Обучение пользователей.

5 Внедрение в эксплуатацию, поддержка и сопровождение проекта.

Рассмотрим каждый из этапов подробнее.

Анализ требований по автоматизации бюджетирования предполагает выбор такой автоматизированной бюджетной системы, соответствующей области деятельности, особенностям построения орга-ганизационной структуры управления, позволяла бы быстро аккумулировать необходимые данные в соответствии с управленческих целей и обеспечивала высокий уровень их достоверности. То есть основными требованиями к автоматизации бюджетирования являются:

— соответствие финансовым возможностям предприятия;

— адаптивность автоматизированной системы бюджетирования;

— обеспечение многовариантности бюджетирования на гибких основах;

— скорость обучения пользователей и возможность внесение изменений;

— комплексное охвата всей информации;

— прозрачность взаимосвязей между различными модулями программной продукции;

— наличие консультативной помощи пользователям;

— приспособление к любой организационной структуры управления и т.д.

Например, И. Пикан считает, что компьютерные программы для целей бюджетирования должны позволять 1:

— формировать необходимый набор показателей управления при минимальной стоимости программного обеспечения;

— формировать необходимые макеты бюджетных форм;

— интегрирование с другими программами;

— одновременно работать в сети большому количеству пользователей.

Проектирование бюджетной системы и создание необходимой техни-ной «архитектуры» предусматривает выбор параметров и характеристику будущей автоматизированной бюджетной системы, а также определение состава технических средств (компьютеров, серверов, передающих устройств, операционных систем и т.д.), необходимых для функционирования бюджетной системы.

Этап выбора, установки, настройки и тестирования программной продукции является наиболее сложным и ответственным: он часто определяет эффективность автоматизации бюджетирования. Для автоматизации бюджетирования в крупных корпорациях и холдинговых компаниях часто используют программную продукцию, принадлежащего к определенному классу интегрированных систем управления (ИСУ). Специалисты группируют ИСУ в следующие основные классы:

— MRP (Manufacturing Require-ments Planning) предусматривает управ-ления только производством;

— MRP II (Manufacturing Resource Planning) включает бизнес-планирование, планирование спроса, реализации, производства, потребности в материальных ресурсах, производственных мощностях, управление заказами клиентов, оценку выполнения и т.п.;

— ERP (Enterprise Resource Planning) предусматривает управление все-мя видами ресурсов предприятия, включая моделирование, разнообразные аналитические инструменты, оптимизацию принятия управленческих решений ( этот стандарт трансформировал систему MRP II и пополнился такими функциональными модулями, как прогнозирование спроса, управление проектами, затратами, складами, обработкой технологической информации и т.п.);

— ERP II (Enterprise Resource and Relationship Planning) создает возможности для управления (в противоположность предыдущим системам) внешними отношениями предприятия с поставщиками, заказчиками, партнерами и т.д.;

— S-MES (Standartised Manufac-turing Executions System) обеспечивает контроль состояния и распределения ресурсов, диспетчеризацию производственных процессов, сбор и обработку данных, управление производственными процессами, планирование и сопровождение производства, управление качеством продукции, анализ производительности, составление графиков работ, формирования системы документооборота, управления персоналом, управл-ния производственными фондами и т.п.

Все интегрированные управленческие системы позволяют упорядочить производственные процессы, минимизировать временные потери на всех операциях, снизить брак, отработать документооборот и т.д. Но системы таких классов является чрезвычайно дорогими, характеризуются низким уровнем адаптивности, продолжительностью внедрение, настройка и тестирование, сложностью обучения пользователей. Наиболее известными системами автоматизации бюджетирования, которые разрабатываются в высокоразвитых странах на основе соответствующими классов интегрированных управленческих систем, является SAP/R3, BAAN IV, IFS и другие. Например, SAP/R3 — найвидо-Миши программный продукт немецкого производства класса ERP. Эта программа может подвергаться любым модификациям и изменениям. Для этого необходимы большие финансовые затраты, а также тщательная отработка всех регламентов и процедур для обеспечения их совместимости с другими модулями. Речь фактически идет о коренном переустройстве всех сфер деятельности предприятия — от системы документооборота в систему учета согласно западным требованиям, обычно не корреспондируется с национальным законодательством. Итак, преимуществами таких систем является возможность применения в большой, территориально диверсифицированной организации, надежность, широкий спектр функций, учета всех сфер функционирования организации. Но очевидны и их недостатки при применении на отечественных предприятиях: сложность в отраслевой и рыночной адаптации, избыточный аналитический инструментарий, высокая стоимость (например, средняя стоимость проекта внедрения, включая стоимость лицензии, технологический консалтинг и поддержку, составляет от $ 40 тыс. до $ 1200 тыс. ). Такие системы, как правило, доступны только для крупных финансово мощных предприятий и объединений.

Конкурентами таких систем являются разработки российских программистов, спе-ванных программные продукты которых по функциональным характеристикам и технологическому уровню вполне удовлетворительные. Параметры российских автоматизированных бюджетных систем охарактеризованы в табл. 1 1.

Значительное популярности на российском рынке пользуется финансовый органайзер серии «Тор-Консультант». Он сочетает управленческую технологию с полным набором оперативного управления, инструкций и комментариев по разработке и применению конкретными бюджетных форм и компьютерные программы, позволяющие не только автоматизировать все расчеты по бюджетированию, но при необходимости и смоделировать адаптированную бюджетную схему для предприятий различных отраслей деятельности 1.

На российском и украинском рынках наиболее прогрессивные управленческие системы, которые применяются также и в сфере бюджетирования, предлагает корпорация «Галактика». Например, система «Галактика», который формируется на основе концепции MRP II, предусматривает: планирование для массового, серийного, индивидуального производства при сборке на заказ, изготовление на заказ и на склад; единый механизм планирования сбыта, производства и снабжения; долгосрочное и оперативное планирование ; консолидацию и декомпозицию планов; регистрацию фактов исполнения по товаросопроводительным документам; автоматическое сравнение плановых и фактических показателей с расчетом отклонений; планирования в произвольной структуре временных периодов; отображение планов в разных направлениях; сквозное перепланировки при изменении спроса или состояния производства. Эта система содержит модуль «Управ-ления бюджетом», предназначенный для автоматического формирования плановых и фактических показателей бюджетов на основе первичной производственно-хозяйственной и бухгалтерской документации. Бюджетирование в системе «Галактика» обеспечивает выполнение следующих задач:

— автоматическое построение консолидированных бюджетов для любой сложной организационной структуры управления предприятия (от холдинговой структуры к структуре отделов и подразделений);

— автоматизацию процедуры согласования бюджетов и хранения данных на всех этапах согласования;

— обеспечение гибкости бюджетирования, что создает возможности для формирования и анализа различных вариантов бюджетов;

— гибкая настройка аналитических признаков статей и их визуального изображения в типовых формах бюджетов;

— гибкая настройка отображения форм бюджетов для каждого подразделения;

— формирование плановых показателей бюджетов по оперативным планам (например, формирование бюджета на основе календарных планов договоров)

— формирование фактических показателей бюджета в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных;

— возможность одновременно агрегировать бюджет за различными объектами (функциональными сферами, подразделениями и т.д.), обеспечивая таким образом сквозное матричное бюджетирования.

Корпорация «Галактика» предлагает адаптированные программные системы согласно сфер и видов деятельности. Отраслевую систему «Галактика» для пищевой отрасли используют Nemiroff, «Киевский городской молокозавод № 3», «Союз Виктан» и другие; для строительной отрасли — «АЙ БИ Украины», «Лисбуд», «Алюмпласт-Львов», ОАО «Ивано- Франковскцемент »и т.д. Специализированные отраслевые системы также разработаны для горно-металлургического комплекса, химической и фармацевтической отраслей, нефтегазового комплекса, лесоперерабатывающей и целлюлозно-бумажной промышленности, торговли, связи, транспорта, страховых предприятий и специализированных государственных структур (таможенных, налоговых, судебных и правоохранительных органов) .

Кроме этого, на отечественном рынке предлагает свои специализированные пакеты прикладных программ компания «Диск», а именно: «ДИСК: универсальная учетная система + ФП + ПП». В нем реализовано бюджетирования (создание бюджетов для отдельных подразделений и всего предприятия, контроль за исполнением бюджетов). Клиентами компании являются предприятия, работающие в различных сферах национальной экономики: «Энран-Телеком», «Сапсан», сеть магазинов «Роксолана», украинское представительство «Виссман», СП «Свема-Драгон», ЗАО «Львовский жиркомбинат», ОАО » кожевник »и другие.

ООО «Программные системы развития» является разработчиком программных продуктов и технологических решений семейства «Менеджер» («Менеджер-Олигарх», «Менеджер-Инвестор», «Менеджер-Стратег», «Менеджер-Деньги», «Менеджер-Финансы »и другие), которые также включают модули бюджетирования в соответствующих сферах.

НПП «Информационные технологии», ведущий украинский разработчик корпоративных информационных систем для крупных и средних промышленных предприятий, предлагает на рынке полнофункциональную ERP, MRP II систему «ИТ Предприятие», которая создает условия для комплексной автоматизации деятельности всех служб промышленного предприятия. Она содержит модуль «Финансовое и технико-экономическое планирование», который охватывает:

— бюджетирования: бюджет доходов и расходов (бюджеты подразделений, предприятия, видов деятельности), бюджет движения денежных средств, контроль бюджетов при выписке документов, автоматический расчет фактических бюджетов;

— платежный календарь;

— финансовый анализ: финансовые коэффициенты (ликвидности, платежеспособности, финансовой устойчивости, деловой активности), табличный и графический анализ;

— технико-экономическое планирование: многовариантные расчеты себестоимости и цен на продукцию, планирование себестоимости выпуска, многоуровневое калькулирования, расчет точки безубыточности, анализ объемов и номенклатуры, гибкая настройка методик калькулирования т.д.

Разработаны отраслевые версии системы «ИТ Предприятие» для предприятий машиностроительной и приборостроительной отраслей (ОАО «Завод Киевпродмаш», ОАО «Кременчугский колесный завод», ОАО «Винницкий завод тракторных агрегатов», Луганский машиностроительный завод имени А. Я. Пархоменко), судостроение (ОАО «Завод« Ленинская кузница », Феодосийская судостроительная компания« Море », Ильичевский судоремонтный завод), химической промышленности (ОАО« Химволокно », ОАО« Демитекс », По-лиграфичний комбинат« Украина »), металлургии (ЗАО «Никопольский завод бесшовных труб« Нико Тьюб », ОАО« Енакиевский металлургический завод », ОАО« Украинский графит »), кабельной промышленности (ОАО« Завод «Чувашкабель», ОАО «Завод« Сарансккабель », ОАО« Завод «Курськабель»), пищевой промышленности (ЗАО «Житомирские лакомства», фабрика «Свитязь», ОАО «Одессавинпром») и др.

Для эффективного применения бюджетирования, обеспечение оптимального соотношения «затраты-выгоды» необходимо начинать не с закупки дорогостоящего программного и технического обеспечения, а с создания собственной специализированной программы с применением возможностей табличного процессора Microsoft Excel (для автоматизации расчетов) и Microsoft Access ( для формирования баз данных первичной документации, сбора и обработки данных управленческого учета) 1.

После выбора программной продукции, ее установки, настройки и тестирования, а иногда и параллельно, происходит обучение пользователей работе с новой программой. На этом этапе необходимо учитывать, что качественное и высококвалифицированное обучение является дорогим и требует соответствующей предварительной подготовки работников (например, изучение основ бухгалтерского учета, финансов и экономики предприятия). Желательно, чтобы работники принимали участие и в разработке программной продукции, четко представляли взаимосвязи между ее элементами и модель консолидирования бюджетных показателей. Это значительно облегчит их обучения и обеспечивать высококачественную подготовку.

Внедрение в эксплуатацию проекта автоматизации бюджетирования является наиболее сложным и трудоемким этапом, поскольку вызывает рост нагрузки на работников, часто вызывает сопротивление с их стороны, сопровождается многочисленными ошибками и недовольством руководства т.д.

Поддержка и сопровождение проекта предусматривает необходима доработка программного продукта, его поддержку в надлежащем состоянии, обслуживание, переналадки, консультирование и т.д.

На отечественном рынке основной проблемой автоматизации бюджетирования является то, что программная продукция непосредственно связана с бухгалтерским учетом, а бюджетирование, как известно, базируется на данных управленческого учета. Наиболее перспективным решением этой проблемы является сочетание бухгалтерских программ и программ бюджетирования с единой базой первичной документации в соответствии с организационных целей.