Как писать заявки на гранты

Владимир Кириц, эксперт

Часть 2. Начало в «ПП» № 3 / 2007.

VI. Финансирования после окончания предоставления гранта (FUTURE FUNDING) Ни один спонсор вас не усыновит.


Конечно, фонды хотят знать, откуда вы возьмете средства по окончании периода предоставления гранта. Если вам нужны деньги для реорганизации или организации новой программы, что вы будете делать, если деньги закончатся?

 

Уверен, что искать нового спонсора, недостаточно. Вы должны представить план, который убедил бы спонсора, что у вас будет достаточно средств по истечении срока гранта.

Действительно, если уже сейчас вы ограничены в средствах, то что будет потом, когда программа будет запущена? Возможно, нынешнее финансирование не пойдет на пользу, если в будущем вам нужны еще большие суммы? Возможно, вы осознаете, что ваше предприятие вряд ли даст значительный доход в ближайшие два-три года. Подумайте, следует ли вообще начинать работать над программой.

Каковы возможные источники финансирования по окончании проекта? Или откликнутся местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование? Если ваш проект окажется успешным, можете ли вы получить письменное подтверждение такой готовности? Или сам проект даст необходимые средства — например, за счет платы за услуги, оказанные в рамках проекта, обеспечения клиентов информацией и т.п.? Готов ли кто оплачивать услуги, которые выполняются вами, за ваших клиентов? Собираетесь ли вы заниматься поиском негрантових источников финансирования?

Лучший план будущего финансирования — план, который не требует дальнейшей поддержки от спонсора.

Разовые приобретение Это приобретение, которые вы осуществляете лишь однажды в течение всего срока проекта. Например, покупка автомобиля для перевозки клиентов или покупка медицинского оборудования для больницы. В таком случае важно указывать, достаточно ли у вас средств для использования приобретения надлежащим образом. Автомобиль, в частности, требует шофера, топлива, ухода и ремонта. Оборудование должно использоваться квалифицированными работниками. Спонсор заинтересуется, достаточно ли у вас средств для этого. Он, безусловно, не захочет оплачивать покупку микроавтобуса, который будет простаивать в гараже.

VII. Бюджет (BUDGET) Различные фонды предъявляют разные требования к составлению бюджета. Частные фонды, как правило, меньше требуют подробных сведений по сравнению с государственными.

Предлагаемый ниже формат бюджета удовлетворит большинство организаций и с небольшими изменениями может быть использован для обращения как в частные, так и в государственные инстанции. Рекомендуемый бюджет состоит из трех разделов:

1) Оплата труда (PERSONNEL)

2) Основные расходы (NON-PER-SONNEL)

3) Косвенные расходы (INDIRECT COSTS).

Cостав список необходимых должностей, оборудование, приборы, транспортных расходов и т.д. Их важно учесть, иначе бюджет и проект не совпадут.

Вот как мы предлагаем составить бюджет:

1 Оплата труда (PERSONNEL) А. Зарплата и гонорары (Salaries & wages) В этот раздел запишите всех работников, работающих на полной ставке или по полставки. Предлагаем вносить информацию в порядке, приведенном в таблице 1.

Как это выглядит в готовом бюджете? Если вы берете на работу координатора проекта с окладом две тысячи долларов в месяц, работающий на полную ставку (100%), на весь период предоставления гранта (12 месяцев) и просите фонд полностью оплатить его работу (amount requested), то это выглядит так , как показано в таблице 2.

А вы можете составить список для всех должностей в проекте. Если кто из сотрудников получает зарплату из другого источника, впишите оклад в колонку «Имеющаяся сумма» (amount donated, синонимы: in-kind, local share, applicant share) (таблица 3).

Такая запись означает, что берете двух работников на полставки на весь период действия гранта, причем им зарплата выплачивается из постороннего источника. Полный оклад ($ 1500) делите на два (оба на полставки), умножаете $ 750 на 12 месяцев ($ 9000) и еще на два, так как работников двое, вместе — $ 18000.

Что означает запись $ 2000 в колонке «Полный месячный оклад» в графе «Координатор проекта»? Это может означать месячную зарплату, но не обязательно. Если ваш проект недавно организован, а ваша организация использует пьятирозрядну сетку зарплаты, то зарплата может зависеть от квалификации работника (таблица 4).

В этом случае вы должны записывать средний уровень зарплаты ($ 2000), если заранее не знаете квалификации работника. Это придаст вам гибкости в приеме на работу. Разумеется, такая система применяется только в случае, если у вас много сотрудников, а не один-два.

Как определить размер оплаты? Оклады должны быть наравне с окладами в других аналогичных организациях. Составляя бюджет, поинтересуйтесь уровнем заработной платы в других организациях, выполняющих сходную работу. Сравните вид деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с вашими требованиями. Обратитесь в местные органы самоуправления, отделов министерств и ведомств, компаний и фирм.

Еще одна важная категория, включаемая в эту часть, уже имеющиеся средства: лично ваши или полученные из других источников (например, от другого участника проекта, который предоставляет вам по договору сотрудников или студентов).

Эти средства следует указать в колонке «Имеющаяся сумма». Часто сюда включаются средства и услуги, предоставляемые на добровольной основе. Возможно, кто работает на добровольной основе. Тогда вы указываете в столбце «Имеющаяся сумма» сумму, достаточную для оплаты выполняемых обязанностей.

Государственные фонды иногда требуют, чтобы получатель гранта финансировал часть проекта собственными средствами (например, 10% или 25%).

Вы можете сделать вклад деньгами (in cash) или ресурсами (in-kind). Если вы будете оплачивать работу сотрудника — это вклад деньгами. Если работать добровольцы, — это использование собственных ресурсов.

Если вы используете работу добровольцев, вы обязаны документировать ее так же, как и тогда, когда она оплачивается. Ведите подробные записи о всей проделанной работе.

Государственные фонды могут организовать ревизию вашей документации. Старайтесь, чтобы у вас всегда было записано на 5 — 10% больше, чем необходимо для отчета, если во время ревизии часть проделанной работы не будет засчитана.

Зачем нужно указывать полную сумму и долю, вносимую вашими ресурсами? Есть несколько причин. Прежде государственным фондам важно знать, что вы вносите и свой материальный вклад, помимо проведения работ по проекту. Это позволяет оценить, имеете ли вы ресурсы для последующей работы по окончании финансирования. Кроме того это дает возможность оценить полную стоимость услуги, обеспеченной вашим проектом.

Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте без участия местных ресурсов. Наконец, ваши ресурсы (добровольцы, сотрудники, помещение, оборудование и т.д.) позволяют грантодатели уменьшить затраты на ваш проект и направить деньги на другие проекты.

Б. Налоги, льготы и пособия (Fringe Benefits) В этом разделе вы указываете налоги и льготы, предоставляемые сотрудникам, и их стоимость в долларовом выражении. Некоторые льготы обязательны, но местные требования могут отличаться. Обязательные льготы могут включать, например, оплату листков временной нетрудоспособности, пособие по уходу за ребенком, безработица и т.д. Часто они представляют определенный процент от зарплаты, например, 50% годовой зарплаты.

Некоторые льготы исчисляются в конкретной сумме на человека в месяц, независимо от зарплаты.

Как и с заработной платой, льготы должны соответствовать среднему уровню льгот в других организациях похожего типа. В некоторых случаях вы можете просто указать льготы как процент от общей суммы зарплаты.

В. Консультативные и контрактные услуги (Consultant and Contract Services) Это третья и последняя часть первого раздела бюджета. Сюда вы включаете оплачиваемых консультантов и консультантов-добровольцев. Вы можете выбирать, что включить в эту часть, а что в часть 1. А.

Если, например, бухгалтерские услуги обойдутся вам бесплатно, лучше включить их сюда. Кратковременные услуги, связанные с оказанием помощи в освоении технологий, программного обеспечения и оборудования, также целесообразно включить сюда. Будьте логичны, выбирая, что включить в эту часть.

Учтите, что с этой статьей не входят транспортные расходы и суточные для консультантов.

II. Основные расходы (NON-PERSONNEL) А. Стоимость помещения (Space Costs) В этой части второго раздела Вы указываете стоимость всех помещений, коммуникаций и т.п., включая арендованные вами и переданы вам в постоянное пользование.

Стоимость аренды помещения и затраты должны соответствовать средним в вашей местности. Включите в этот раздел по страхованию, ремонта и т.п., а также плату за телефон (укажите число телефонных аппаратов, номеров, стоимость установки номера / аппарата, ежемесячную плату за один аппарат / номер).

Б. Аренда и покупка оборудования (Rental, Lease or Purchase of Equipment) Сюда запишите все оборудование, которое вы планируете арендовать или купить для использования в проекте: оборудование офиса, мебель, компьютеры, копировальные машины, факсы, автомобили т.д.

Старайтесь запрашивать оборудование в разумных пределах, используя как можно больше оборудования из собственных источников (колонка «Имеющееся»). Это не только снизит общую сумму проекта, но и продемонстрирует спонсору Ваши потенциальные возможности самофинансирования. Внимательно читайте регламентации государственных фондов о том, что именно они считают оборудованием. Например, часто оборудованием (equipment) называют предметы, которые стоят более 500 долларов и (или) предназначены для эксплуатации более одного года. Возможно, покупка оборудования ограничена, а поощряется его аренда.

В. Расходные материалы (Supplies) Как правило, сюда относят канцелярские принадлежности (desktop supplies), то есть бумага, ручки, скрепки, папки и т.д.

Считается, что достаточно иметь таких материалов на $ 125 в год на человека. Если у вас есть какие-то специальные запросы — укажите их. Например, сюда можно включить стоимость учебников, учебных таблиц и т.д., а также реактивы, пинцеты, булавки, бумагу для гербариев, предметы, необходимые для камеральной обработки полевых материалов и т.д. А также расходы на подписку, печать публикаций и почтовые расходы.

Г. Командировочные и транспортные расходы (Travel) Включите сюда все расходы, связанные с поездками. Подробно опишите каждый пункт, не указывайте больших сумм без соответствующих разъяснений, чтобы не вызывать у спонсора вопросов. Включите расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом, суточные из расчета в день в соответствии с нормами, проезд к месту работы в поле, перевозку грузов, аренду автомобилей (если вы не включили это в раздел «Оборудование») и др.

Д. Другие расходы (Other costs) Сюда включите все, что не вошло в предыдущих подразделений. Например, расходы на оплату конференций, совещаний и рабочих семинаров, членские взносы, печать материалов и объявлений и т.д.

III. Косвенные расходы (INDIRECT COSTS) К косвенным расходам относятся «расходы, которые трудно связать с какой-то конкретной деятельностью или проектом, однако необходимы для нормального функционирования организации и успешного выполнения ее задач. Стоимость износа основных фондов, амортизация капитального оборудования, оплата труда административных работников, общие коммунальные расходы (телефон, газ, электричество, лифт, антенна и т.д.) могут быть квалифицированы как непрямые.

Иногда неудобно учитывать подобные затраты в I и II частях, поэтому можете поместить их все вместе в конце бюджета в разделе III.

Косвенные расходы — способ «честно распределить общие расходы организации на проекты, которые она выполняет». Как правило, организации имеют свой уровень непрямых расходов, который исчисляется как процент от общего фонда оплаты труда или от общих расходов. Используется этот уровень в расчетах с источником госфинансирования. Важно это учитывать, так как любой проект, который реализуется в организации, требует этих денег.

VIII. Приложение Приложение к заявке в частные фонды должен быть коротким. Наивно думать, что ваш рецензент заинтересован просматривать много страниц дополнительных материалов, которые вы добавите к заявке. Однако приложение к заявке в государственные фонды может быть больше самой заявки.

Приложение, как правило, содержит материал, важный и полезный для проекта, но слишком подробный или громоздкий, чтобы включать его в заявку.

Как правило, фонды сами указывают, какую именно информацию целесообразно предоставлять в приложении. Зачастую в различных фондов эти требования совпадают. Поэтому планировщики программы и авторам проектов полезно всегда иметь под рукой стандартный набор документов, которые могут потребоваться при написании заявок. В основном требуются следующие документы:

— подревизный финансовый отчет (audited financial statement). Во многих небольших организациях форма отчетности может быть упрощена, и отчеты не ревизуют. Важно знать, удовлетворит вашего спонсора неревизований отчет. Позвоните в фонд и уточнить у его представителя правила фонда, регламентирующие этот вопрос,

— письмо из налоговой инспекции (l. RS determination letter). Возможно, у вас есть налоговые льготы. Они должны быть подтверждены письмом из налоговой инспекции. В таком письме указываются причины увольнения вашей организации от уплаты налогов, другие льготы и т.п.;

— подтверждение статуса неприбыльной организации (Indication оf Nonprofit Corporation Status). Часто достаточно предыдущей формы, так как в ней указывается статус организации;

— список членов правления (Roster of Board of Directors). Документ, которого все чаще требуют различные фонды. Содержит список членов организации с указанием должностей и краткого описания профессиональных обязанностей — министр, профессор, служащий, строитель и т.д. Укажите род прежним занятиям пенсионеров. Если в правление входят студенты, домохозяйки или безработные, укажите сферу их интересов или специальность;

— схема организации работы (Table of organization). Этот пункт должен включать общую схему (графическую или описательную) организации работы по проекту и описывать ваше взаимодействие с руководящей организацией и клиентами. Главный недостаток таких схем в том, что они не всегда четкие и вызывают сомнения в том, что проект вообще может работать;

— бюджет организации (Organizational Budget). Некоторые фонды анализируют бюджет Вашей организации на текущий или будущий финансовый год. Этот бюджет отличается от бюджета собственного проекта и позволяет рецензентам лучше понять общую ситуацию;

— график проекта (Summary Chart of Key Activities). Нужен в большинстве случаев, может быть представлен в различных форматах;

— письмо поддержки (Letters of Support and Endorsement). Включите сюда письмо от государственных учреждений или частных лиц, одобряющих Ваш проект. Как правило, такие письма должны быть адресованы руководителю организации (директору, заведующему т.п.). Присылайте их в одном пакете с заявкой, чтобы они не потерялись. Полезно заранее составить образец такого письма, чтобы помочь авторам в его составлении. Таким образом вы избежите казусов, получив письмо, одобряет вашу деятельность с «предоставлении убежища бездомным эмигрантам-беженцам», хотя вы собираетесь подкармливать птиц. Чтобы не исказить смысл, лучше предоставить письменный образец, чем просить о письме поддержки по телефону;

— биографические сведения (Resume). Включайте подробные сведения обо всех сотрудниках программы, желательно в едином формате. Типичные биографические сведения о персонале не должны превышать двух-трех страниц, за исключением сведений о научных сотрудников (можно больше трех страниц)

— описание должностных обязанностей персонала (Job Description).

Коротко о главном РЕЗЮМЕ ЗАЯВКИ. Это четкий и краткое описание заявки:

1) размещен в начале заявки;

2) указывает, кто является заявителем;

3) включает по крайней мере одно предложение о надежности заявителя;

4) содержит по крайней мере одно предложение о проблеме,

5) определяет хотя бы одним предложением цели и задачи проекта;

6) включает по крайней мере одно предложение о методах;

7) указывает полную стоимость проекта, сумму, у заявителя, и необходимую сумму;

8) и все это кратко, четко, интересно.

I. ВВЕДЕНИЕ. Содержит сведения об организации заявителя и об уровне квалификации персонала (надежности):

1) четко указывает, кто является заявителем;

2) описывает цели и задачи организации заявителя;

3) называет вид деятельности организации заявителя;

4) описывает клиентов организации заявителя;

5) оценивает достижения;

6) подтверждает достижения статистическими данными;

7) подтверждает уровень компетентности, достаточный для выполнения задач (исследований, обучение и т.п.);

8) логически подводит к разделу «Формулировка проблемы»;

9) раздел короткий, насколько это возможно, интересный, не содержит жаргонизмов.

II. ФОРМУЛИРОВКА ПРОБЛЕМЫ:

1) принадлежит к целям и задачам организации заявителя;

2) раздел ограничен по объему — не стоит делать попытки решить все мировые проблемы;

3) подтвержден статистикой;

4) поддерживается ссылками на мнения признанных в этой сфере лиц;

5) формулируется с точки зрения клиента, а не заявителя;

6) развивается при участии клиентов;

7) не содержит не подтвержденных утверждений;

8) не содержит жаргонизмов, интересный для чтения, короткий, представляет неординарный случай.

Ill. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА. Описываются итоги реализации проекта, поддающихся измерению:

1) приведены крайней мере одно задание из каждой проблемы, сформулированной в предыдущем разделе;

2) решение задач является результатом проекта;

3) задачи не являются методами ;

4) указывается, кто извлечет пользу от выполнения проекта;

5) указывается при достижении целей;

6) цель в принципе достижима и итоги поддаются измерению.

IV. МЕТОДЫ. Указываются меры, которые необходимо выполнить для достижения целей и решения поставленных задач:

1) вытекают из проблем и целей;

2) четко описываются мероприятия в рамках программы;

3) дается объяснение выбора мероприятий;

4) приводится последовательность выполнения мероприятий;

5) описываются обязанности исполнителей программы;

6) описывается клиентура и принципы ее отбора;

7) указаны меры, которые могут быть выполнены в срок и в пределах общей стоимости проекта.

V. ОЦЕНКА. Это план определения степени соответствия полученных результатов целям и использованным методам:

1) подается план оценки степени достижения целей;

2) подается план оценки и корректировки методов в процессе выполнения проекта;

3) описывается кто будет проводить оценку и как выбирать оценщиков;

4) четко устанавливаются критерии оценки выполнения проекта;

5) описывается, как будут отбираться данные;

6) предполагается, какие способы оценки будут применяться (ревизии, инспекции);

7) описывается процесс данных;

8) указывается форма отчетности.

VI. ФИНАНСИРОВАНИЕ ПО ОКОНЧАНИИ предоставления грантов. Описываются возможности финансирования по окончании срока действия гранта и (или) наличие других ресурсов для работы над проектом:

1) подается конкретный план финансирования в будущем;

2) сообщается, будут ли получены средства из других источников и как именно;

3) заявитель минимально полагается на дальнейшую поддержку спонсора

4) рекомендательные письма и письма поддержки.

VII. БЮДЖЕТ. Четко разграничиваются средства, полученные из фонда и из других источников:

1) соответствует описательной части заявки;

2) подробный;

3) цены указаны на начало выполнения проекта, а не его написания;

4) включает все статьи, финансируемые фондом;

5) содержит все статьи, финансируемые из других источников;

6) называет все виды работ, выполняемые на добровольной основе;

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *