Как писать заявки на гранты. Часть 1

Владимир Кириц, эксперт

планирования и оформления заявок на гранты Заявки на гранты, которые подаются в частные фонды и государственные организации (федерального, областного, городского или районного уровней), как правило, отличаются по форме.


Частные фонды преимущественно просят прислать сначала короткое письмо с изложением сути проекта как первичную заявку.

 

Впоследствии придется послать полную версию проекта. Источники государственного финансирования почти всегда требуют заполнить еще и определенные стандартные формы (кроме заявки).

Пакет документов, который подается в частную фирму или корпорацию, содержит три части:

1 Письмо-объяснение (cover letter).

2 Заявку (proposal).

3 Дополнительные материалы (additional materials).

1 Письмо-объяснение подписывает председатель совета неправительственной организации или начальник госучреждения. В нем кратко описывается проект и аргументируется его важность. В письме подтверждается, что руководство поддерживает проект, а это существенно для получения гранта.

2 Заявка может быть изложена на одной странице (если такие требования фонда), или иметь больший объем. Она может быть написана в виде письма или иного формального документа.

Наконец, предложенная вашему вниманию инструкция поможет оценить, имеет ли ваша заявка все необходимые элементы, и должным они изложены. Советник позволит лучше организовать работу над проектом.

Наши рекомендации могут стать стандартом для оформления проекта, если фонд не прислал вам никаких инструкций (так часто бывает в работе с частными фондами). Однако не пользуйтесь нашим форматом вместо установленных стандартов! Следуйте рекомендованного фондом формата.

3 Дополнительные материалы должны ограничиваться лишь самым необходимым. Эксперты не оценивают качество проекта по его весу, так что экономьте деньги на почтовых отправлениях!

Пакет в государственное учреждение, как правило, включает:

1 Письмо-запрос (letter оf transmittal).

2 Заявку.

3 Дополнительные материалы.

1 Письмо-запрос — краткая (2-3 абзаца) заявление, подписанное руководителем организации. В нем кратко описывается суть заявки, важность и значимость предлагаемого проекта.

Письмо должно свидетельствовать о поддержке и одобрении проекта администрацией и должен быть подписан, кроме руководителя учреждения, еще одним официальным лицом, например, исполнительным директором.

2 Заявка в государственный фонд, как правило, большая по объему той, которая подается к частному (10 — 20 страниц).

В рекомендациях по составлению заявок фонды указывают их рекомендованный объем и последовательность изложения. Полезно сразу представить процесс оценки заявки. Часто государственные учреждения подробно описывают критерии оценки каждой секции проекта. Это позволяет понять, на что прежде всего следует обратить внимание.

Если сказано ограничить проект десятью страницами, напечатанными через один интервал, не печатайте его через два интервала. Скрупулезно соблюдайте правила. Заявку могут отклонить только за нарушения правил ее оформления.

Заявки в госучреждения, кроме того, могут содержать:

— особые бланки, например, бланк титульного листа с указанием названия проекта, фамилий исполнителей, общей суммы, количества людей, которых касается проект и т.д.;

— страховую форму (например, для оценки степени риска для людей при выполнении проекта)

— заявление о запрете любой формы дискриминации (equal oppor-tunity policy statement)

— информацию о возможности использования оборудования инвалидами и т.д. Важно понять, какие из этих форм следует подавать одновременно с заявкой и как их заполнять, поэтому внимательно читайте инструкции.

3 Список дополнительных материалов определяет фонд. Это описания рода занятий участников проекта, биографические данные (резюме), письма о поддержке от других организаций, сведения о налоговых льготах, годовой отчет, финансовая документация и т.п. Эта часть (приложение) может быть большой по объему, если фонд требует много информации. Некоторые инстанции предъявляют специфические требования к типу представленной документации.

Перечисленные документы требуются лишь один раз и при повторном обращении в тот же фонд подавать их снова не придется.

Предлагаем универсальный формат для оформления заявок. Он позволит включить в заявку практически все пункты, а также выработать логичный подход к планированию и оформления проектов.

Резюме заявки.

I. Вступление II. Формулировка проблемы III. Цели и задачи проекта IV. Методы V. Оценка VI. Финансирование VII. Бюджет VIII. Приложение Резюме проекта (SUMMARY) Резюме — важная часть заявки, написание которой нельзя откладывать на потом. На первой странице формы заявки на грант может быть отведено специальное место для резюме.

Резюме часто называют кратким содержанием проекта. При обращении к частному фонду оно должно содержаться в первом абзаце заявки, написанной в форме письма, или в первой главе формальной заявки.

Вероятно, именно резюме прочтут первым, поэтому сделайте его четким, сжатым и конкретным. Из него будет понятно, кто вы, какой объем проекта и его стоимость. Некоторые рецензенты будут читать только резюме.

I. Введение (INTRODUCTION) В этой части заявки вы рассказываете о вашей организации как потенциального заявителя на грант. Как правило, финансирование зависит от репутации организации-заявителя, а не только от качества проекта. Вы обосновываете вашу надежность и объясняете, почему именно ваша заявка заслуживает поддержки.

Надежность Что придает организации надежности (credibility) в глазах спонсоров? В разных спонсоров разные требования.

«Консервативный» спонсор охотнее откликнется на участие известных лиц в составе совета директоров вашей организации, продолжительность ее работы, наличие других источников финансирования (кроме самого спонсора).

«Прогрессивный» спонсор заинтересуется советом, который состоит из простых граждан, а не из «знаменитостей», и организациями, которые возникли недавно, а не много лет назад.

Потенциальных спонсоров лучше выбирать по их возможной заинтересованностью в организациях вашего типа, и в подобных вашего проектах. Используйте вступление для обоснования связи между вашими интересами и интересами спонсора. Что вы можете сообщить о себе во вступлении?

Цель и задачи:

— сколько времени работает организация, как развивается, или значительные финансовые ресурсы;

— уникальность организации — вроде того, что вы первыми в стране начали работать в определенной сфере;

— некоторые значительные достижения, если организация создана недавно, — достижение учредителей или персонала на месте прежней работы;

— ваш успех в проектах, сходных с предложенным;

— финансовая поддержка, полученная из других источников, кроме фонда, в который вы обращаетесь (Ietters of endorsement).

Рекомендуем вести записи всех достижений, чтобы использовать их во вступлении к каждой заявки. Храните вырезки из газет об организации, письма из учреждений и от частных лиц, одобряющие вашей деятельности, отзывы клиентов.

Добавьте высказывания политических деятелей или ученых, которые привлекают внимание общественности к выполнению проектов, похожих на ваш. Сделайте это, даже если они не упоминают именно вас, а только говорят о проблеме в целом.

Для получения гранта надежность, обосновывается во вступлении, может стать важнее другую часть заявки.

II. Формулировка проблемы, либо обоснования потребностей (PROBLEM STATEMENT OR ASSESMENT OF NEEDS) С вступления спонсор должен узнать, над чем вы работаете. Теперь вы должны точно изложить конкретную проблему, которую собираетесь решить с помощью проекта. Если вступление важнейший для получения средств, то изложение проблемы имеет решающее значение для составления плана проекта.

Здесь описывается, что побудило начать разработку проекта. Этот раздел должен описывать проблемы вне вашей организацией, то есть из жизни клиентов, местных жителей, города или страны.

Сформулированные потребности должны быть не внутренними потребностями организации, за исключением случаев, когда вы ищете средства для повышения эффективности собственной работы. В частности, нехватка денег — это НЕ проблема. Каждый понимает, что вы обращаетесь за финансовой помощью. Важно ответить на вопрос, для чего вам нужны деньги. На что вы их потратите?

Этот раздел можно назвать «Формулировка проблемы», если вы собираетесь, например, улучшить жизнь бездомных, содействовать трудоустройству безработных, помогать умственно отсталым детям и решать другие проблемы общества.

«Формулировка потребностей» может иметь целью, например, организацию культурных или иных программ, удовлетворяющих духовные потребности населения. Они не менее важны, чем программы предыдущего типа. Только используют другой подход, который не полностью соответствует модели «решения проблем». В данном случае раздел целесообразно назвать «Потребности и удовлетворения потребностей» (Needs and Satisfaction of Needs).

He думайте, что все хорошо осведомлены о значимости вашей проблемы.

Возможно, это и так. Однако спонсору потребуются дополнительные доказательства вашей компетентности в этом вопросе. Включите в проект статистические данные, процитируйте выступления представительных органов власти, докажите, что вы действительно хотите решить конкретную задачу. Сложны для восприятия таблицы и схемы приберегите для приложения. Лучше привести ряд эффектных данных, наглядно иллюстрирующих ситуацию.

При написании этого раздела следует:

— логически связать задачи, которые выполняет ваша организация, с проблемами, которые вы хотите решить,

— четко определить проблемы, над которыми вы собираетесь работать, убедить в том, что задачу можно решить в реальный срок вашими силами, потратив ограниченную сумму;

— подтвердить наличие проблемы дополнительными материалами — статистическим данным, групповыми заявлениями, частными письмами от клиентов и специалистов, работающих в этой сфере и т.д.;

— быть реалистом — не пытаться решить все мировые проблемы за ближайшие полгода.

Объяснение. Многие заявители не видят разницы между самой проблемой и методами ее решения. Например, агентство, которое помогает пожилым людям, утверждает, что его клиентам необходимы микроавтобусы: многие жители района не могут приехать на прием к врачу, в собес и т.п.

Ошибка здесь в том, что вместо формулировки проблемы авторы заявки перешли сразу к следующему пункту — «Методы». Автобусы — лишь средство доставки престарелых в лечебное и других заведений. Помимо такого метода решения проблемы есть много других. Например, можно побудить соответствующие организации децентрализовать услуги, обеспечить доставку товаров и выполнение услуг на дому, либо нанять помощников, которые будут помогать пожилым людям.

Возможно, покупка микроавтобусов и решила бы проблему наилучшим образом, но это сам метод, а не проблема и не потребность.

III. Цели и задачи (PROGRAM GOALS AND OBJECTIVES) Проект должен быть последовательно изложен. Введение должно логически подготовить формулировки, а этот раздел должен иметь логический переход к «Целей и задач».

Цели (goals) — общие утверждения типа: создать дополнительные источники информации о СПИДе для двуязычного населения; уменьшить количество безработных среди взрослого населения, создать службу мониторинга и т.д.

Такие утверждения не могут быть оценены количественно. Их главная задача — показать проблему, для решения которой разработан проект. Этим цели отличаются от задач.

Задача (objectives) — конкретные результаты работы, которые поддаются измерению.

Например, если проблема заключается в том, что некоторые дети в школе читают значительно хуже, чем другие, то задача может заключаться в том, чтобы к окончанию проекта определенный процент таких детей научился читать значительно лучше. Они будут читать лучше, чем сверстники, которые были на одном с ними уровне, но не были охвачены проектом. В похожих задачах нужно указывать, кто охвачен проектом, что следует изменить, в каком направлении, насколько и к какому сроку.

Важность разграничения целей и задач Многие проекты имеют своей основной целью организацию определенной программы или службы. Это типично для неприбыльного сектора в целом, большинство организаций которого предлагают различные услуги.

Задачи должны быть максимально конкретизированы, содержать количественные данные о степени полезности проекта. Некоторые заявители, стараясь быть конкретными, берут цифры «с потолка». Например, служба пишет, что ее задача — «снизить уровень безработицы в Н-ском районе на 10% за конкретный период времени». Откуда такие цифры? Как правило, их пишут просто потому, что они «солидно выглядят». Кажется, что таким образом демонстрируется реальное достижение. Но количественные показатели должны быть взвешены. Возможно, что в одной программе не удавалось этого добиться. Возможно, в среднем безработицы можно уменьшить на 2-6%, 5% будет очень хорошим показателем, а 6% — максимально возможным. Тогда 10% — просто выдумка, которая показывает вашу некомпетентность. Постоянно помните, что задачи должны быть реалистичны и осуществимы. Выясните сразу, можно достичь десятипроцентной отметки, и не включайте в заявку невыполнимые цифры.

Если вам трудно сразу описать все задачи, попытайтесь представить, чем будете заниматься через год — два. Каких бы хотели перемен? Какие различия между нынешним положением дел и будущим? Достижение таких изменений может быть задачей проекта.

Замечание о методические задачи (PROCESS OBJECTIVES) Вероятно, вам приходилось встречать задачи такого типа:

«Задача программы — обеспечить проведение занятий по ремонту автомобилей три раза в неделю в течение 30 недель для группы из 40 безработных», или » Задача программы — два раза в неделю (не менее 18 недель) проводить семинары не менее с пятьюдесятью родителями, на плохое поведение которых с детьми поступили жалобы ».

Такие задачи называют методическими, так как они относятся к разделу «Методы». Они говорят о том, ЧТО вы будете делать, а не чего добьетесь В РЕЗУЛЬТАТЕ.

Важно отличать такие методические задачи (process objectives) от реальных задач (outcome objectives). Если вы этого не делать, то будете знать лишь о процессах, осуществленные в программе за время ее выполнения, а не об изменениях в ситуации.

Помните, что вы организуете проект, призванный то изменить в мире, а не просто создать еще одну службу в среде, и без того перенасыщенном различными советчиками и помощниками.

Методические задачи могут быть полезны, но во избежание путаницы, их надо размещать в «метод», а не в «Целях и задачах».

IV. Методы (METHODS) Вы уже рассказали рецензенту о том, кто вы, над чем собираетесь работать, и каковы ваши цели (обещаете решить или смягчить проблемы).

Теперь надо описать методы, которые собираетесь использовать для этого.

В разделе вы должны подробно описать виды деятельности, необходимые для получения желаемых результатов. Из него читатель должен четко представлять, как будет выполняться работа; необходимые средства и оборудование; чем заниматься исполнители; как обслуживать клиентов; как, где и какие дополнительные ресурсы будут привлекать т.д.

В этом разделе следует разъяснить два главных вопроса:

1) какова ваша стратегия в достижении желаемых результатов?

2) почему вы выбрали именно ее из всех остальных?

Ответ на последний вопрос требует знания аналогичных проектов. Кто еще работал над проблемой в вашем районе или где еще? Какие методы применялись ранее и применяются сейчас и с какими результатами?

Другими словами, вы должны обосновать выбор методов.

Рассмотрение альтернатив — важный аспект методологии, который демонстрирует осведомленность и объясняет ваш выбор избранных средств. Вы отправляете себе надежности в глазах спонсора.

Благодаря разделу «Методы» вы можете значительно повысить уровень доверия к себе. Важная компетентность во всех разделах заявки.

В разделе вы должны указать, кто, что и для кого делает, и почему делает именно так. Ваш подход к решению проблемы должен выглядеть для рецензента привлекательным. Реалистичный и обоснованный проект произведет впечатление. Нереалистичный проект не спасут добрые намерения.

V. Оценка (EVALUATION) Оценка вашего проекта нужна по двум причинам. Во-первых, нужно оценить степень эффективности работы в целом, чтобы понять, насколько удалось достичь поставленных целей. Такая оценка называется оценкой результатов (outcome evaluation).

Во-вторых, оценка может проводиться для получения сведений о ходе проекта, чтобы откорректировать проект непосредственно во время выполнения. Такая оценка называется оценкой хода работы (process evaluation).

Если сложно определить, какие критерии лучше использовать в оценке проекта, просмотрите «Цели и задачи». Вероятно, они недостаточно конкретны.

Субъективные и объективные оценки Много оценок проектов субъективны по своей сути. Субъективные оценки, как правило, свидетельствует о том, что люди думают о программе, но редко оценивают конкретные результаты ее работы. Например, оценка образовательной программы обнаружит отношение к ней школьников, учителей, родителей и администрации, но не отображать ощутимое улучшение обучения.

Субъективность часто влияет на оценку результатов. Она заметна, если вы сами оцениваете результаты своей работы, чувствуя, что от успешных результатов зависит дальнейшее финансирование.

Объективный анализ может выполнить сторонняя организация.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *