Трудовая книжка без ошибок

Соломин Ланчак, бухгалтер-эксперт

Как правильно вести, вносить изменения, исправлять неправильные или неточные записи После паспорта трудовая книжка — второй главный документ в жизни каждого человека.


Согласно ст. 48 КЗоТ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Без трудовой книжки официально на работу просто не возьмут.

 

Трудовые книжки должны вестись на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении или организации или у физического лица свыше пяти дней, а также на внештатных работников при условии, что они подлежат обязательному государственному социальному страхованию.

Работникам, которые трудоустраиваются впервые, трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после принятия на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работе, поощрениях и награждениях за успехи в работе; сведения о взысканиях в нее не заносятся.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в последний день работы.

Трудовые книжки не ведутся:

— на граждан, работающих по договорам подряда, поручения;

— на лиц свободных профессий (адвокатов, писателей, художников)

— на граждан, работающих за рубежом в негосударственных предприятиях, учреждениях, организациях;

— на работников, выполняющих у частных лиц работы по ведению домашнего хозяйства, ремонту и т.п.;

— на домашних учителей, репетиторов,

— на машинисток, стенографисток, которые выполняют работу для частных лиц.

Порядок ведения трудовых книжек в Украине определяется двумя документами — постановлением Кабинета Министров «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301 и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты Украины от 29.07.93 г. № 58, зарегистрированным в Минюсте 17.08.93 г. под № 110 (далее — Инструкция № 58).

Согласно постановлению КМУ № 58 трудовые книжки хранятся на предприятиях, в учреждениях и организациях как документы строгой отчетности, а при увольнении выдают под расписку в журнале учета.

ТК на работников, работающих у частных предпринимателей Порядок ведения трудовых книжек на работников, работающих у частных предпринимателей, определен п. 2.20-1 Инструкции № 58.

Согласно этому пункту трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — СПД без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни , водители и др.), хранятся непосредственно у работников.

Такие физические лица делают записи в трудовые книжки работников о принятии на работу и увольнения с работы в соответствии с заключенными письменных трудовых договоров, зарегистрированных в государственной службе занятости.

Во время принятия на работу вносится запись: «Принят на работу (указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (указываются дата и номер договора), зарегистрированным в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)». При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: «трудовой договор (номер); зарегистрирован (дата)»), а при увольнении — запись: «Уволен с работы (указывается основание увольнение с ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины », при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости:« трудовой договор (номер) снято с регистрации (дата) ».

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяются его печатью (Дополнительно см. письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 12.07.2002 г. № 06/2-4/167)

записи, внесенные в ТК частного предпринимателя, являются недействительными Как считает Министерство труда и социальной политики (письмо от 30.11.2005 г. № 06-К54813/26), при выполнении предпринимательской деятельности гражданин-предприниматель ни с кем не состоит в трудовых отношениях. Это означает, что трудовая книжка на него не ведется, поскольку ведение трудовых книжек предусмотрено на работников, работающих на предприятиях, в учреждениях, организациях или у физических лиц (ст. 48 КЗоТ).

По мнению Минтруда, физическое лицо, зарегистрировано как предприниматель, без создания юридического лица, выполняет работы, оказывает услуги своим заказчикам в рамках своего статуса предпринимателя исключительно на основе гражданско-правовых договоров (привлекая или не привлекая для этого наемных работников), но статус предпринимателя не препятствует заключать трудовой договор с другим работодателем В этом случае гражданин имеет право заключить трудовой договор с условием ведения трудовой книжки (это будет его основное место работы) и без такого условия (его работа в этом случае будет считаться совместительству)

Статус гражданина как предпринимателя без образования юридического лица не влияет на объем его обязанностей и прав как работника по основному месту работы и по месту работы по совместительству.

ответственность за нарушения, связанные с ведением ТК Минтруда и социальной политики (письмо от 03.02.2006 г. № 09-45) напоминает, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации

За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностное лицо, ответственное за это , несет дисциплинарную, а в предусмотренных случаях иную ответственность (ст. 147 КЗоТ).

Что касается «иной ответственности», то оштрафовать вас могут на сумму до 850 грн: согласно ст.41 КоАП за нарушение требований законодательства о труде налагается штраф на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности и граждан — субъектов предпринимательской деятельности от 15 до 50 необлагаемых г (от 255 до 850 грн).

записи в трудовую книжку Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе, увольнении, а также награждение и поощрение должны вноситься на основании приказа (распоряжения) и точно соответствовать его текста, а записи об увольнении или переводе имеют также точно соответствовать формулировке действующего законодательства и содержать ссылку на соответствующий пункт, статью закона

Запись о названии работы, профессии или должности, на которую принимается работник, в обязательном порядке должно соответствовать Государственному классификатору профессий ДК 003-95, штатном расписании, приказа

В случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения владельца трудовой книжки, выявление неточных или неправильных записей, изменения решение, например, относительно основания увольнения работника, кадровая служба должна внести соответствующие исправления или изменения в трудовую книжку работника. Порядок исправлений или изменения записи установлен Инструкцией № 58.

Согласно п. 2.10 Инструкции № 58 исправление записей в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» осуществляется на основании оригинала приказа в следующем порядке:

— в графе 1 записывается соответствующий порядковый номер;

— в графе 2 указывается дата внесения записи;

— в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна», а дальше, например, «Принят по такой- то профессии (должности) »;

— в графе 4 делается ссылка на приказ руководителя предприятия

Зачеркнутый ранее внесенных неточных, неправильных записей, подлежащих изменению, в указанных выше разделах трудовой книжки не допускается.

В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

а) о времени службы в составе Вооруженных сил Украины и других войсках, где на тех, кто проходит службу , не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

б) о времени обучения в профессионально-технических и других учреждениях в учебно-курсовых комбинатах (центре, переквалификации и,

в) о времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;

г) о работе как членов колхоза — если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;

д) о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе, в том числе за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению)

е) безработным лицам сведения о периоде получения пособия по безработице заносятся в трудовую книжку органы государственной службы занятости населения (п. 2.18 Инструкции № 58).

Изменение записи на первой странице (титульном листе) Изменение записи о фамилии, имени, отчества, даты рождения работника на первой странице (титульном листе) трудовой книжки производится на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) зачеркиванием предварительной записи и записью новых данных со ссылкой на соответствующий документ на внутренней стороне обложки. Новая запись заверяется подписью руководителя (другого уполномоченного работника) кадровой службы и печатью предприятия (кадровой службы).

Изменение записи о фамилии следует выполнять в следующем порядке:

— зачеркнуть одной чертой фамилия владельца трудовой книжки (например, Ласкин)

— записать новую фамилию (Недельман)

— на внутренней стороне обложки указать название документа (например, свидетельство о заключении брака), его номер и дату издания, название органа, который его выдал;

— запись заверить подписью старшего инспектора отдела кадров и печатью предприятия.

Исправления 1 В связи с несоответствием записи в трудовой книжке содержания приказа о приеме на работу.

Если нужно исправить техническую ошибку, допущенную при внесении записи в трудовую книжку, например, на основании приказа от 27.06.2006 г. № 18-к, исправления следует осуществить в следующем порядке:

— в графе 1 записать соответствующий порядковый номер;

— в графе 2 указать дату внесения записи об исправлении;

— в графе 3 запись за № 17 признать недействительным и повторить содержание приказа от 27 июня 2006 № 18-к;

— в графе 4 указать дату и номер приказа, которым работник был назначен на должность (27.06.2006 г. № 18-к).

2 В связи с несоответствием наименования должности (профессии, места работы) в приказе о приеме на работу штатном расписании исправления в трудовой книжке осуществляется в следующем порядке:

— в графе 1 записывается следующий порядковый номер;

— в графе 2 указывается дата внесения записи об исправлении;

— в графе 3 запись за № 11 признается недействительным и делается запись о принятии на работу согласно приказу от 10 июля 2006 № 31-к;

— в графе 4 указывается номер и дата приказа о внесении изменений в приказ, содержание которого не соответствует штатному расписанию предприятия.

3 В связи с несоответствием записи о названии профессии (должности, выполняемой работы) Классификатору профессий.

Запись, который был внесен в трудовую книжку при приеме работника на работу по профессии, название которой было впоследствии изменено в связи с несоответствием Государственному классификатору профессий ДК 003-95, не признается недействительным.

В этом случае, по нашему мнению, исправления можно осуществлять в следующем порядке:

— издать приказ о внесении в штатное расписание изменений с указанием даты их внесения;

— издать приказ о переводе работника со дня внесении изменений в штатное расписание со ссылкой на приказ о внесении изменений в штатное расписание;

— записать сведения о переводе работника на должность в соответствии с измененным штатного расписания на основании приказа о переводе.

Если работник имеет право на льготную пенсию, работа на такой должности удостоверяется справкой о характере выполняемой работы.

4 Изменение записи об увольнении.

В случае незаконного увольнения или перевода на другую работу, установленного органом, правомочным принимать решения о восстановлении работников на работе, а также в случае изменения формулировки причины или даты увольнения кадровая служба должна внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Изменения вносятся на основании приказа руководителя предприятия, который выдается на выполнение решения органа, который признал незаконным увольнение или перевод работника на другую работу или принял решение об изменении формулировки причины или даты увольнения.

5 Внесение записей об изменении названия предприятия.

Если название предприятия изменяется, исправления в трудовую книжку вносятся в следующем порядке:

— в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись о переименовании предприятия;

— в графе 4 указывается основание переименования — приказ ( решения, распоряжения), его дата и номер.

Зачем трудовая книжка Основная функция трудовой книжки — учет трудового стажа.

Трудовые книжки, причем с дополнением «для неработающих», впервые появились 1918 года в Советской России как документ, на основании которого выдавались продовольственные карточки («трудящимся» их выдавали по месту работы). Кодекс законов о труде определяет их как «основной документ о трудовой деятельности работника». Но их время уходит.

С введением персонифицированного учета в системе государственного пенсионного страхования трудовая книжка теряет функцию учета стажа, который был важнейшим критерием при начислении пенсии. Запись в системе государственного пенсионного страхования содержит полную информацию о трудовой деятельности граждан, чем это может быть отражено в трудовой книжке.

Вследствие пенсионной реформы размер пенсий граждан рассчитывается на основании поступлений в Пенсионный фонд, а не только на основании трудового стажа. Хотя оформить пенсию без предъявления трудовой книжки практически невозможно. Ее, по-прежнему нужно предъявлять «живьем».

Если в трудовой книжке допущена ошибка хотя бы в одной букве (например, вместо Наталья написано Наталья), государственные органы могут отказать в оформлении пенсии, и, несмотря на данные, хранящиеся в Пенсионном фонде, восстанавливать справедливость придется через суд . Это противоречие видят и законодатели. При оформлении пенсии трудовая книжка скоро не будет нужна. Ведь она не несет никакой информации, например, об уровне доходов. Но, по-прежнему считается основным документом, подтверждающим трудовой стаж.

Как считают специалисты, отменять трудовые книжки пока рано. Фиксируя трудовую деятельность, она может выполнять ту же роль, что и рекомендательные письма. Работодатель видит причины увольнения с предыдущих мест работы, что может повлиять на его решение об оформлении трудовых отношений с кандидатом. На практике кадровые службы предприятий впервые открывают трудовую книжку потенциального работника уже после того, как принято решение о его принятии на работу.

Еще одна функция трудовой книжки — «защита прав работника». В случае увольнения работника закон обязывает работодателя сделать запись, которая отражает статью закона, по которому было принято решение об увольнении. Это дает возможность бывшему сотруднику оспорить законность увольнения. Наконец, даже если сотруднику удастся восстановиться в должности, запись об увольнении останется с ним навсегда. Выводы из этих записей работодатели могут сделать сами.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *