Комплексный подход к документообороту компании

Очень часто юриспруденция и бухгалтерия находятся в столь тесной связи, что между ними трудно провести какую-то разделительную черту. Особенно ярко это выражается при формировании договоров между компаниями. Каждый договор — это документ, который должен быть правильно оформлен с юридической точки зрения. Впоследствии на его базе будут формироваться банковские и другие финансовые документы, значимость которых может оказаться утраченной, если сам договор окажется оформленным не правильно с юридической точки зрения. Для того, чтобы понять как тесно переплетаются юридические услуги и бухгалтерия рассмотрим базу данных договоров какой-то производственной компании.

Отметим, что на бумажных носителях договор может уместиться на одном листе А4, а может занимать несколько папок с документами. В его оформлении важно чётко регламентировать предмет договора, правильно прописать физический и юридический адреса контрагента, присвоить договору уникальный номер и отразить ряд особенностей. Это и форма оплаты, и валюта платежей и многие другие параметры. В случае, если договор заключен на оказание каких-то регулярных поставок в течение длительного срока он может не содержать общей суммы. Но в таком случае для каждой отгрузки необходимо оформление дополнительного соглашения, которое конкретизирует характер выполняемых работ и бюджет.

Строго говоря все хоть сколько-то серьёзные отчисления предприятия должны проводиться на базе договоров, как и покупки на основании соответствующих заявок, которые тоже лягут в основу договоров, но заключённых уже с поставщиками компании. При этом следует понимать, что ни один финансовый аналитик не сможет определить степень правильности заключения сделок, если в поле «предмет договора» будет стоять запись «за поставки», а вместо чёткого названия компании будет стоять запись «магазин по продаже инструмента». Подобные ляпы может предотвратить только комплексная проверка документов, начиная с работы штатных или приглашённых юристов. В таком случае бухгалтерские услуги станут более грамотными, исключающими ситуацию, когда при закрытии периода возникают суммы, которые невозможно ассоциировать с каким-то бизнес-процессом.

Ведущие аналитики считают, что каждая деталь, каждая товарная единица, каждый проект компании должен иметь чёткую и явную документальную и денежную составляющую. Чем быстрее руководство сможет получить ответ на вопрос о том, на базе какого договора компания оказала какие-то услуги, тем выше вероятность того, что её деятельность окажется рентабельной.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *