Системы электронного оборота документации

Воплощающий концепцию делопроизводства без использования бумажных носителей механизм, общий для всех документов, имеющих электронную форму представления, называется оборотом электронных документов (или электронным документооборотом). Уровень, на котором обеспечивается своевременное и отвечающее требованиям качества создание документов в электронной форме, применение этих документов, работоспособность системы поиска документации и оптимальное хранение всех материалов, во многом определяет и степень эффективности менеджмента конкретной организации или предприятия.

Общее определение системы оборота электронных документов:

«Создание в компьютерных сетях значительных архивов документации, организация распространения этих документов и предоставления доступа к ним происходит благодаря системам оборота электронных документов. Кроме того, система электронного документооборотаформирует маршрутизацию документов внутри предприятия. Для хранения документов нередко используются иерархические файловые системы, или особые базы данных. Системы обычно оперируют со следующими видами файлов: картинки, обычные тексты, электронные таблицы, web-документация, а также медиа-файлы, как видео, так и аудио. К типовым сервисам систем оборота электронных документов причисляются, как правило, возможности по формированию файлов с документацией, предоставление и регулирование прав доступа на определенные файлы или целые группы файлов, поддержание надлежащего уровня безопасности внутри системы и преобразование данных из одного формата в другой».

Системы оборота электронных документов внедряются в первую очередь для того, чтобы сформировать оптимальную схему деятельности и менеджмента организации или предприятия.

Внедрение систем оборота электронных документов позволяет существенно увеличить эффективность деятельности организации либо предприятия за счет следующих важнейших достоинств подобных систем:

  • — Документы могут использоваться целыми группами сотрудников одновременно – подобной возможности делопроизводство на традиционных носителях не дает;
  • — Используя электронный архив документов и всевозможные уникальные особенности документа, его можно отыскать в самые сжатые сроки, для этого не нужно часами рыться в бумажном архиве;
  • — Гарантии сохранения коммерческой тайны существенно увеличиваются, так как нельзя получить доступ к документации, не имея учетной записи, а сами эти учетные записи ранжированы по уровню доступа к записям в базе данных;
  • — Хранение документов гораздо более удобно и надежно – серверы, где находятся базы данных, несоизмеримо компактнее любого традиционного архива, и они многократно дублируют информацию для того, чтобы не потерять ее при любых обстоятельствах.
  • — Значительно легче контролировать выполнение каждого из документов.

Благодаря объединению систем оборота электронных документов и ERP –систем, появляется возможность использовать оперативное управление потоками работ, документами, изображениями и подготовленной отчетной документацией в интересах повышения эффективности предприятия в целом. Для тех предприятий, которые существуют в наши дни, крайне полезна подобная организация работ, а если предприятие применяет сразу целый ряд корпоративных приложений, то отдача от систем оборота электронных документов особенно ощутима.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *