Составляем штатное расписание организации

Нужно ли вашей организации штатное расписание, является ли этот документ обязательным? Можно обсуждать этот вопрос долго, но до первой проверки трудовой инспекцией, работником налоговой службы, первый вопрос которых будет содержать требование показать штатное расписание. Не говоря уже о решении трудовых споров в суде. Итак, составляем штатное расписание.

До составления штатного расписания, нужно провести подготовительную работу:

Первое: определитесь, сколько же работников необходимо для вашего предприятия. В каждой производственной отрасли имеются методики расчета численности работников той или иной профессии. Для частных, небольших фирм такие расчеты производит руководитель с привлечением нужных специалистов.

Второе: соотнесите полученную численность с месячным фондом оплаты труда. В случае если рассчитанная численность превышает финансовые возможности предприятия, нужно сделать корректировку.

Третье: определите организационную структуру предприятия. Лучше всего делать ее с привлечением главных специалистов предприятия, графически, в виде схемы – все наглядно и понятно.

Теперь можно перейти к непосредственной работе над штатным расписанием. Кто этим будет заниматься? В случае, когда на предприятии имеется планово-экономический отдел, экономист – эта работа для них (прописано в должностной инструкции). Если же ваше предприятие небольшое и такого специалиста нет, решение принимает руководитель. Приказом возложите ответственность за выполнение данной задачи на одного из своих помощников (как правило, на кадровика).

Для единого порядка оформления с 2004 года введена унифицированная форма штатного расписания Т-3 форма штатного расписания. Заполните «шапку» документа: наименование организации должно соответствовать учредительным документам (полное наименование и сокращенное в скобках). Присвойте номер документу и дату составления. Раздел «Утверждено» заполните позже, от руки (приказ об утверждении издается после согласования штатного расписания и подписания его руководителем и главным бухгалтером, если таковой имеется на предприятии). В строке «на период с …» ставьте дату, с которой документ вступит в силу. Обратите внимание, если во вновь вводимом штатном расписании меняются существенные условия труда работников (оплата, квалификация, наименование должности), эта дата не может быть ранее двух месяцев от даты приказа на утверждение ШР. Это необходимо для своевременного предупреждения  работников, которых коснутся изменения.

Приступаем к заполнению граф:

1. Графы «Структурное подразделение» заполняем, используя данные, которые были получены при оформлении схемы организационно структуры (см. шаг №1). Они включают наименование (например – производственный участок №5) и цифровой код (05).

2. Графа «Должность» должна содержать полное наименование должности работника, его квалификационный разряд (для рабочих) или категорию (для специалистов). При заполнении наименования должности работников, на которых распространяются льготы и гарантии, оно должно точно соответствовать тарифно-квалификационному справочнику. Отступление от этого требования может привести к неприятным последствиям, вплоть до отказа ПФР включить данный период в льготный стаж. В прочих должностях допускаются изменение названий, но не доходите до абсурда. Используя в наименовании должности модное «менеджер» помните, что буквально это «управлять».

3. Графы «количество штатных единиц» и «тарифная ставка/оклад» заполните, используя выполненный предварительно расчет численности (см. шаг №1).

4. Графы «надбавки и премии» заполните только, если у ваших работников имеются доплаты (например, за вредные условия труда, персональные надбавки по итогам аттестации…). Премии же рассчитываются ежемесячно согласно Положению о премировании, действующем на вашем предприятии.

5. Остальные графы – по смыслу. Форма Т-3 рекомендована к применению, поэтому внесение в нее изменений вполне допустимо.

На завершающем этапе готовый проект штатного расписания нужно согласовать с заинтересованными службами, подписать руководителем и главным бухгалтером. Только после этого оформляется приказ об утверждении, и оно вступает в силу. Штатное расписание действует до утверждения нового. Рекомендуется обновлять его не реже 1 раза в год.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *