Сканирование, копирование и прочие услуги современных архивов

Информационные технологии уверенно вошли в нашу жизнь. Именно поэтому представить себе компанию без электронного документооборота весьма трудно. Удаленное сотрудничество с бухгалтерами  и юристами, подача отчетности в налоговую посредством сети интернет, обмен договорами, счетами, накладными и актами с контрагентами по электронной почте…  Не будем забывать и о типовой документации, хранящейся в базе данных любой организации. Но представьте себе, что все это пропало. Такие случаи, к сожалению, не редкость. Причиной может стать сбой оборудования, хакерская атака, занесенный в систему вирус и т.д. Для бизнеса это не просто проблема —  катастрофа! И хорошо, если документацию удастся впоследствии восстановить. О том, сколько времени и средств потребуется на это, упоминать не станем. Куда хуже, если данные будут потеряны безвозвратно. А ведь избежать столь негативных последствий вполне реально, если воспользоваться услугами специализированных фирм, в перечень услуг которых входит прием бумажных документов на хранение, сканирование документов,  уничтожение и др.

Особое место в перечне осуществляемых подобными компаниями мероприятий занимает как раз создание электронных архивов. Данная технология позволяет сохранять все необходимые клиенту данные на специально выделенном сервере фирмы-исполнителя.

Конечно, у осторожного предпринимателя могут возникнуть вопросы относительно конфиденциальности передаваемых сведений. Опасения вполне оправданные и закономерные. Понимая это, уважающая себя архивная организация использует систему кодирования копируемой клиентом информации. Это значит, что, если данные по какой-либо причине выйдут за пределы сети, прочитать их без шифра кода все равно не удастся. Соответственно, возможность раскодировать информацию есть только у ее владельца.

Предлагают специализированные архивные организации и прочие услуги. В их числе сканирование документов. Подобное мероприятие может потребоваться в тех случаях, когда необходимо сохранить не просто электронную версию документа, но и визирующие его подписи, печати и др.

В то же время  внеофисное хранение документов значительно экономит пространство и облегчает доступ к документам. Особенно, если фирма-заказчик воспользуется услугой «поиск по ключевым словам». Только представьте насколько удобно искать нужную бумагу, если для этого не приходится отрываться от монитора компьютера, и все поисковые мероприятия осуществляет умная программа.

Вообще термин «архив» мы используем в данном случае для облегчения понимания. На самом деле, специализированные компании, оказывающие перечисленные выше услуги давно уже вышли за рамки этого определения. Это настоящие центры обработки данных и документов, способные предоставить своим клиентам огромный перечень разнообразных услуг.

Иметь дело с такими профессионалами следует и по другим причинам. Дело в том, что процесс хранения многих документов регламентирован федеральным законодательством, обеспечить соблюдение которого специализированная фирма всегда может.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *